Khi nào nên thuê công ty tổ chức sự kiện

Bạn đang băn khoăn không biết nên tự mình làm hay thuê đơn vị dịch vụ cho sự kiện sắp tới? Hãy cùng xem xét mức độ quan trọng, phức tạp của sự kiện để đưa ra quyết định sáng suốt nhất.

Hai câu chuyện về tổ chức sự kiện

Trước khi đi vào cụ thể những trường hợp nên thuê công ty even tôi xin kể ra hai câu chuyện của hai người bạn cùng hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh điện thoại. Anh bạn thứ nhất trước đây từng làm marketing, sau đó cũng đá chân sang lĩnh vực tổ chức sự kiện và cuối cùng quyết định kinh doanh riêng. Anh mở cửa hàng bán điện thoại và linh kiện. Ngày khai trương anh tự đứng ra tổ chức, bởi là sự kiện nhỏ lại có kinh nghiệm trong lĩnh vực này nên buổi lễ thành công và khá ấn tượng.

Lại có một anh bạn khác cũng mở cửa hàng kinh doanh điện thoại. Buổi lễ khai trương anh cũng tự tổ chức vì cho rằng nó là hoạt động nhỏ. Thế nhưng do không có kinh nghiệm nên buổi lễ diễn ra tẻ nhạt chỉ có mấy người bạn thân thiết đến tham dự. Khách đến thì chỉ ngồi lướt điện thoại vì lễ chả có gì hấp dẫn.

Qua hai câu chuyện trên chúng tôi muốn nói rằng không quan trọng là sự kiện nhỏ hay lớn mà bạn phải xác định rằng công việc tổ chức không bao giờ là dễ dàng. Nếu bạn không có kinh nghiệm thì khả năng thất bại rất cao. Và bạn nên thuê công ty tổ chức sự kiện trong các trường hợp sau.

Khi nào nên thuê công ty tổ chức sự kiện

Khi công ty không có bộ phận riêng phụ trách mảng này

Một số công ty lớn có hẳn một phòng ban riêng chuyên phụ trách mảng này. Họ có đủ nhân lực và khả năng để tổ chức mọi sự kiện lớn nhỏ. Tuy nhiên số này chỉ là những tập đoàn lớn. Hầu hết công ty quy mô vừa và nhỏ không thường xuyên tổ chức sự kiện nên không thành lập bộ phận này. Một khi đã không có bộ phận chuyên môn thì công việc này thường được giao cho phòng hành chính hay marketing làm.  Do họ thiếu kinh nghiệm nên sẽ dễ dẫn đến sai sót thậm chí là thất bại. Bởi thế khi không có kinh nghiệm thì bạn nên nghĩ đến phương án tổ chức sự kiện.

Thuê công ty tổ chức sự kiện khi bạn muốn tiết kiệm chi phí

Nhiều người nghĩ thuê như vậy rất tốn kém nhưng thực ra đây là biện pháp giúp bạn tiết kiệm. Bằng kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp họ sẽ tư vấn cho bạn rất hữu ích. Hơn thế các công ty hiện nay đều cho thuê thiết bị sự kiện. Nếu bạn thuê trọn gói sẽ tiết kiệm hơn so với việc tự tổ chức và thuê từng bộ phận riêng.

Sự kiện quan trọng ảnh hưởng lớn đến công ty

Không cần biết là sự kiện lớn hay nhỏ mà chỉ cần xác định tầm quan trọng của sự kiện. Chẳng hạn như lễ ra mắt sản phẩm mới. Đây là một sự kiện quan trọng sẽ ảnh hưởng đến khả năng tiêu thụ sản phẩm và doanh thu của công ty.  Do vậy sự kiện này chỉ được thành công không được xảy ra sai sót. Và nếu tự tổ chức là phương án mạo hiểm.

Khi tổ chức các sự kiện phức tạp, quy mô lớn

Có nhiều sự kiện như tổ chức lễ khởi công, lễ khai trương, khánh thành …có quy mô lớn, phức tạp đòi hỏi huy động nhiều nhân lực cũng như kinh nghiệm, sự linh hoạt… Những yếu tố này chắc chắn chỉ các công  ty tổ chức sự kiện mới có được. Và lúc này phương án tốt nhất vẫn là thuê.

Giờ thì bạn hãy tự xem xét và quyết định có nên thuê công ty tổ chức sự kiện cho hoạt động sắp tới của mình nhé. Và nếu cần tư vấn thêm hãy liên hệ với COI EVEN chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.