Hội nghị, hội thảo là một trong những hoạt động mà các công ty tổ chức thường xuyên nhằm ra mắt sản phẩm mới, tri ân khách hàng đối tác, trao đổi học hỏi kinh nghiệm….Không chỉ đơn thuần là một sự kiện khô khan ngày nay với nhiều chiến lược marketing độc đáo thông qua hội nghị sẽ tạo được sự gần gũi, niềm tin của khách hàng với doanh nghiệp.

Hội nghị là gì?

Tổ Chức Hội Nghị 1

Trong chúng ta chắc hẳn ai cũng đã từng 1 lần tham dự một hội nghị, hay một hội thảo nào đó. Đơn giản như cuộc họp của tổ dân phố cũng được xem là một hội nghị ở quy mô nhỏ. Hội nghị được coi là một cuộc họp có tổ chức để bàn bạc một công việc cụ thể nào đó. Trong hội ngọi sẽ có tổng kết tình hình hoạt động, rút kinh nghiệm, đề ra phương hướng… Đối với các doanh nghiệp có rất nhiều  vấn đề để tổ chức hội nghị, bởi thế đây là hoạt động thường xuyên diễn ra.

Có nhiều lý do để doanh nghiệp tổ chức hội nghị , hội thảo nhưng phổ biến nhất vẫn là để giới thiệu, ra mắt sản phẩm mới, để tri ân khách hàng, hội thảo bán hàng…Đây là một sự kiện quan trọng bởi vì thông qua buổi hội nghị, hội thảo này doanh nghiệp sẽ tiến hành kết nối, chia sẻ với đông đảo quan khách tham gia.

Tổ chức hội nghị là tổng hợp hàng loạt hoạt động như lên kế hoạch, tìm địa điểm, bố trí, thiết kế, khác mời…Mọi thứ cần được làm một cách chuyên nghiệp nhằm nhấn mạnh được nội dung hội nghị đó đồng thời quảng bá thương hiệu, làm mới tên tuổi của các đơn vị, tổ chức, công ty.

Ý nghĩa mục đích của việc tổ chức hội nghị

Không phải ngẫu nhiên mà hội nghị là hoạt động diễn ra thường xuyên. Việc tổ chức các hội nghị một cách chuyên nghiệp, bài bản có ý nghĩa vô cùng lớn:

  • Đây là hoạt động để các công ty, doanh nghiệp giải quyết các vấn đề đang được quan tâm ở giai đoạn hiện tại. Tại đây doanh nghiệp sẽ lấy được ý kiến, tranh luận của nhiều người cùng một lúc  từ đó mọi vấn đề sẽ được giải quyết một cách thuận lợi hơn.
  • Đây cũng là dịp để doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, thương hiệu của mình, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới…
  • Thu hút và gây được ấn tượng với những khách hàng, đối tác tiềm năng mới.
  • Xây dựng chiến lược kinh doanh phát triển sản phẩm mới phù hợp nhờ tiếp thu được nhiều luồng ý kiến khác nhau .

Tổ Chức Hội Nghị 2

Quy trình tổ chức hội nghị

Trong suy nghĩ của chúng ta hội nghị, hội thảo khá đơn giản thường bao gồm phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm hay vấn đề sau đó là trao đổi, giữa các phần có xen văn nghệ, giải trí… Nhưng kỳ thực để tổ chức được hoạt động này lại khá phức tạp đòi hỏi phải thực hiện theo các bước sau:

Xác định mục đích, thời gian tổ chức

Tùy vào tính chất của từng hội nghị mà có mục đích khác nhau. Chẳng hạn hội nghị khách hàng là để bày tỏ tri ân khách hàng qua đó thu hút giữ chân khách hàng hay hội nghị giới thiệu sản phẩm mới là để giới thiệu, quảng bá sản phẩm… Trước khi tiến hành bất cứ hoạt động nào người tổ chức phải nắm được yếu tố này đầu tiên.

Tiếp đến là xác định thời gian, chọn những ngày cuối tuần để thuận lợi cho khách hàng, ngoài ngày còn phải chọn giờ.

Lên ý tưởng chủ đề

Đây là linh hồn của hội nghị. Ý tưởng đòi hỏi phải độc đáo tránh sự rập khuôn và nhàm chán. Muốn vậy người tổ chức cần tìm hiểu rõ về tính chất, mục đích của hội nghị.

Làm việc với những nhân vật quan trọng

Đó là người diễn giả, người phát ngôn…Đây là những nhân vật chủ chốt của hội nghị bạn cần làm việc cẩn thận với họ để họ nắm được chương trình và có sự chuẩn bị chu đáo. Đồng thời bạn cũng đừng quên công bố rõ ràng tên, chức danh diễn giả.

Lựa chọn địa điểm và sắp xếp bố trí

Tùy vào tính chất hội nghị, lượng khách mời dự kiến mà lựa chọn địa điểm thích hợp . Khi lựa chọn địa điểm cần chú ý đến trang thiết bị phục vụ cho sự kiện đồng thời tổ chức sắp xếp bố trí lại cho hợp lý.

Quảng bá truyền thông

Đây là hoạt động quan trọng phục vụ cho mục đích marketing. Bạn có thể chọn các kênh truyền thông như Email marketing, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội… khi truyền thông cần công bố thông tin rõ ràng về nội dung, mục đích của hội nghị cũng như các chương trình khuyến mãi, quà tặng…

Tổ Chức Hội Nghị 3

Ngoài ra còn một số hoạt động khác như gửi thư mời, phân chia công việc…Công việc khá nhiều với những người chưa có kinh nghiệm sẽ như rơi vào ma trận không biết nên bắt đầu từ đâu và làm như thế nào. Do đó công ty COI EVEN với kinh nghiệm và kỹ năng của mình luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng. Chúng tôi không chỉ mang lại cho bạn một hội nghị thành công mà còn giúp bạn tiết kiệm chi phí tối đa và để lại được ấn tượng tốt trong lòng khách hàng tham gia.

Close Menu
0938 262 812
0907705612
BÁO GIÁ NHANH